PRÉSENCE VIP : UN LEVIER DE DIFFÉRENCIATION ET D'AUDIENCE PUISSANT !

Vous organisez prochainement un événement et souhaitez lui donner un positionnement reconnaissable entre tous, mémorable par son expérience, visible par son audience.... Avez-vous pensez à solliciter un VIP, ''une célébrité'' , ''un people'' ? Peu importe sa désignation, le coeur du sujet est bien plus vaste ! En effet, associer son image à une personnalité dont l'audience personnelle va influer fortement sur la résonance de votre événement pose de nombreuses autres interrogations... Dans les lignes suivante, nous allons vous éclairer sur les essentiels du #VIP Management.

POURQUOI FAIRE APPEL À UN OU PLUSIEURS VIP ?

Bonne question, mais réponse complexe. Ainsi, avant de répondre à cette question de manière directe, essayons d'entrer par la clef de la définition de l'objectif propre à toute gestion de projet. Par conséquent, la première question est quel est votre objectif ? Augmenter la résonance et les retombées médiatiques ? Associer votre image avec les valeurs partagées du VIP ciblé ? Produire des contenus audio-visuels ? Mettre en avant une nouveauté produit ? Communiquer sur des valeurs d'entreprise ?... Les objectifs sont aussi variés que les profils qui se présenteront à vous !

Ainsi, organiser un événement comme une soirée exceptionnelle avec la présence d’une célébrité ; quelle vienne du monde du sport, de la TV, de la musique ou autres, assurera à votre événement une visibilité forte et des retombées médiatiques amplifiées. Que ce soit pour se différencier de la concurrence, ou surprendre vos collaborateurs, décidez de faire appel aux VIP produira des résultats mémorables si votre projet est bien gérer.

LA GESTION DES VIP POUR VOS ÉVÈNEMENTS

Lorsque nous parlons de gestion de VIP, ou de VIP management, nous allons bien au delà de la sélection du ou des VIP que vous associerez à votre événement et donc à votre image.

1- Le profilage VIP

Pré-requis n°1 dans tout projet de VIP management : la sélection de profil(s) en adéquation avec votre événement, votre objectif, votre image. Un beau nom, un belle personne...ne suffit pas si elle n'est pas en adéquation avec ce que vous souhaitez raconter. Par conséquent, cette première phase commence par un profilage de la personne idéale (profil type décrivant son caractère, son esthétisme, son rôle...). Ce profilage sera associer à une liste de personnes pré-ciblées. Pourquoi pré-cibler ? Les VIP sont très sollicités, leurs emplois du temps très serrés, et leurs programmes minutés. Donc ne cibler qu'une personne, risque de créer des déceptions si cette personne n'est pas disponible, ne souhaite pas s'associer à votre événement...A contrario, n'en visez pas non plus un nombre conséquent, partez sur un short liste avec des priorités. Surtout, n'oubliez pas : la mise en concurrence entre VIP ne se fait pas, les notoriétés ne se comparent pas...

Passer ce pré-ciblage, interroger vous sur le rôle que vous souhaitez attribuer à ce / ces VIP. Il existe différents profils de VIP que vous pouvez contacter selon l’événement que vous mettez en place : Ambassadeur / Ambassadrice ; Parrain / Marraine ; Egérie ; Influenceur / Influenceuse ; Animateur / Animatrice ; Special Guest ; Conférencier(e) ; Interviewer...
Les rôles attribués aux différents VIP présents sur un même événement peuvent être multiples. Par conséquent, hiérarchisez les programmes en identifiant le qui fait quoi et pourquoi.

Quel budget, quel contrat ?

Vouloir s'associer à un VIP ne s'improvise pas surtout en matière de budget et de contrat. Avant de prendre contact avec une personnalité ou son représentant (agent, société de gestion de droits, avocat...), évaluez le budget que vous souhaitez investir dans cette action de communication événementielle en sondant les niveaux de rémunération attendues pour des profils comme ceux que vous avez ciblé. Cela pourra vous éviter de mauvaises surprises, voir de vous couvrir de ridicule ou inversement d'être surfacturé...La notoriété a un prix. Plus elle est importante, plus les tarifs sont élevés.

Passer l'accord sur le montant, ne négligez pas le contrat et ses à-côtés. Tous les éléments relatifs à la relation doivent être contractualisés (date, lieu, durée, rôles, attentes, tarifs, prise en charge, avantages matériels, cadre d'annulation, droits d'image...). Pour cela, entourez-vous d'experts juridiques et de professionnels comme l'Agence IS qui ont l'habitude de paramétrer les demandes et leurs exécutions pour ne pas avoir d'improvisation de dernières minutes. Même dans le cas spécifique des interventions caritatives, il vous est conseillé d'établir un contrat de partenariat précisant de manière précise ces éléments. L'action désintéressée ne signifie pas une relation non-paramétrée contractuellement surtout en matière d'usage des droits d'image.

Quel programme imaginer autour de ce VIP ?

Point incontournable d'une relation structurée entre un VIP et votre structure, le programme d'intervention. Ce dernier est intimement lié au profil de la personne retenue pour votre événement. Dès lors, assurez vous que ce que vous avez imaginé est réalisable. Imaginez : vous avez prévu une intervention par votre personnalité devant une audience importance mais cette dernière n'est absolument pas familière des prises de parole en public...Ou bien, vous prévoyez une déambulation dans une foule mais votre guest-star ne souhaite pas pour des raisons de sécurité réaliser cette action...Autrement dit, le programme se manage, se co-construit pour trouver la meilleure représentation possible.

Dans la construction du programme, pensez à respecter quelques règles simples.
La première : votre message, votre produit...doit rester « la star ». La notoriété de l'ambassadeur, de l’égérie...ne doit pas le faire passer au second plan. C'est un subtil équilibre à trouver pour que tout le monde soit en phase avec le projet.
La deuxième : trouver la meilleure adéquation entre les valeurs que véhicule votre marque, votre entreprise, votre évent...et celle qui émane de la célébrité.
La troisième : le fait d’avoir une star ne suffit pas à faire le succès de votre événement ou campagne de communication. Créer du sens, une direction claire, un scénario précis...Tout cela ne s'improvise pas, alors mettez toutes les chances de votre côté.

Mesurer vos retombées

Faire appel à un(e) VIP doit se valoriser car vos investissements financiers ou autres peuvent être très conséquents. Selon votre objectif (image, notoriété, commerciale,...), il va falloir mesurer les retombées. Fixez vous des objectifs claires en matière de retombées médias (presse, médias audiovisuels, sites web, blogs, réseaux sociaux...) ou d'image grace à l'écriture en parallèle d'une stratégie de relations presse - relations publiques. Vos objectifs peuvent être à la fois quantitatifs (nombre d'articles, temps en TV, audience, trafic web, nombre d'abonnés... ) ou qualitatifs (thématiques récurrente associés à votre événement, note google, la typologie des retombées, les supports de publication...).

En conclusion

Réel levier pour booster la visibilité et la fréquentation de votre événement, l'Agence I.S (agence de communication événementielle et marketing installée en Ile de France, à proximité de Paris), via son pôle IS Brand, est spécialisée dans le conseil, l'accompagnement et le pilotage de ce type de projet. D'ampleur locale, nationale, ou internationale, vous avez un projet, une idée, nous pouvons répondre à vos interrogations et vous accompagner dans sa concrétisation optimale...