Organiser une réception : conseils et astuces pour un moment inoubliable !

L’organisation d’une réception n’est pas compliquée en soi, mais demande un minimum de préparation en amont. Très souvent organisée pour une occasion spéciale, elle laisse toujours un souvenir impérissable chez vos convives, à condition qu'il n'y ait pas de fausse note...Nous vous livrons ici les points clefs de l’organisation d’une réception pour que celle-ci soit un véritable succès.

Pourquoi faire des réceptions en entreprise ?

Basiquement, la réception d'entreprise est un événement qui permet à une société, un groupe de célébrer une occasion particulière. Elle peut relever d'une haute importance car elle est l’occasion de réunir ses collaborateurs, ses équipes, mais également ses clients et ses partenaires...La réception fait donc partie des outils d’animation interne et externe pour toute entreprise. Mais soyons honnêtes, elle se résume dans bien des cas à un buffet avec un message plus ou moins préparé, plus ou moins bon (tout comme le buffet d'ailleurs :) ). Et, même si ce format reste simple, il n'en demeure pas moins important aux yeux des participants. Toutefois, il ne contribue pas forcement améliorer votre image de marque employeur.

Et si cette réception passait à l'étape supérieure en contribuant réellement à valoriser votre entreprise, vos collaborateurs ?

Premier point, le contexte :
Posez-vous la question du pourquoi organiser une réception ? En effet le contexte et l'objectif sont essentiels pour créer une dynamique autour de ce moment. Les occasions sont multiples et variées d'associer cette réception à un moment fort de l'activité de l'entreprise : lancement d’un nouveau produit, fusion - acquisition, prise de poste d’un nouveau dirigeant, annonce de résultats annuels…

Deuxième point : le lieu:
Elle se déroule souvent dans le cadre du bureau. Sortez si possible du cadre ! Organiser ce moment dans un cadre extérieur, représente une symbolique pour tous les participants, et encore plus si le lieu est en lien avec les messages à venir.

Troisième point : l'implication:
Combien sommes-nous à avoir déjà participés à une réception dont nous nous sentions tout juste concernés ? Nombreux... Pour éviter que votre audience soit dans la même situation, impliquez vos collaborateurs, associez y la possibilité qu'ils prennent la parole, présentent un projet, soient récompensés,... Vous l'aurez compris, à l'heure du management participatif, la parole descendante à moins d'impact.

Quatrième point : la communication:
Peu importe les trois premiers points, elle doit faire l’objet d’une communication événementielle spécifique, ciblée et parfaitement structurée. Votre structure peut organiser cette communication (souvent digitale) elle-même, ou bien la confier à une agence de marketing (pour créer un contenu plus créatif, plus animé...). Dans tous les cas, ne négligez pas cette invitation, elle est le premier ressenti et comme on dit le premier regard ne trompe pas !

En résumé, les b.a.-ba pour organiser d'une réception ?

Dans un premier temps, il faut choisir le jour de la réception. Assurez-vous que la date retenue soit en correspondance avec les disponibilités de vos collaborateurs. En période de forte activité, l'état d'esprit ne sera pas forcement idéal pour cela. Il faut également choisir le lieu. Il existe de nombreux sites qui peuvent accueillir votre réception : restaurant, hôtel, lieu de prestige..Puis il vous faut établir le planning d’organisation, avec l’attribution des tâches, le budget, la liste des invités, la restauration, le service et les animations. Enfin, n’oubliez pas d’envoyer les invitations, soit par le biais d’une communication digitale, soit par des invitations papier.

Pourquoi faire appel à une agence spécialisée en événementiel pour organiser une réception ?

L’organisation d’une réception de qualité peut demander beaucoup de temps. C’est une tâche lourde qu’il peut être intéressant de confier à une agence spécialisée dans l’événementiel. L’Agence IS (agence de communication événementielle et marketing installée en Ile de France, à proximité de Paris), via son Pôle IS Corporate, est spécialisée dans le conseil, l'accompagnement et le pilotage de ce type de projet. Nous avons à cœur d’organiser une réception à votre image, en respectant votre cahier des charges. Notre équipe conseil est là pour vous guider dans vos choix, tout en mettant ses expertises à votre service. Contactez notre équipe corporate pour plus de renseignements !