PRODUCTION ÉVÉNEMENTIELLE : DE LA CONCEPTUALISATION AU PILOTAGE DE VOTRE PROJET

La création d’un concept et son pilotage dans le domaine de la production événementielle, consiste à partir de votre objectif, de votre ciblage (commerciale, produit, période,...) et les lier à une idée créative puis gérer sa mise en œuvre opérationnelle, logistique, technique... De la recommandation stratégique à la réalisation finale, en passant par la budgétisation, le cahier des charges, la direction créative, les multiples points organisationnels et opérationnels...le nombre de compétences actionnées est innombrable. Alors, organisation, coordination, rigueur, méthodologie, et gestion du stress seront les clefs de votre réussite !

Concevoir un événement en toute sérénité...

Qu'il s'agissent d'un lancement de produit, d'une soirée pour vos collaborateurs, d'une expérience pour remercier des clients, d'un événement grand public..., vous devez choisir le sens à donner à la conceptualisation. Promouvoir ; Fédérer ; Divertir ; Présenter ; Remercier ? Pourquoi souhaitez-vous organiser votre événement ? Le but de votre événement doit être claire pour établir un brief précis auprès de votre agence et de vos prestataires. Ainsi, préciser les objectifs c'est tout autant se pencher sur les aspects quantitatifs que qualitatifs.

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Organiser un événement, c'est simple ? Tout dépend de plusieurs éléments importants sur lequel vous allez devoir vous interroger ?

1. Votre projet et son ampleur : plus les objectifs sont hauts, le concept technique,...plus vous allez devoir vous appuyer sur une multitude de compétences
2. Votre expérience sur le sujet : est-ce votre premier événement ? Reconduisez-vous un projet déjà réalisé ? Est-ce une nouveauté technique ?....La gestion de projet ne s'improvise pas et demande de l'expérience et de l'expertise.
3. Vos ressources : En premier lieu internes : de quelles compétences disposez-vous en interne (Ressources créatives, ressources juridiques, ressources logistiques...). En second lieu externes : êtes vous accompagner d'une agence ? Avez-vous déjà ds prestataires identifiés pour répondre à votre besoin et cahier des charges...?
4. Votre timing : plus il est serré, plus la pression est importante et plus il faut trouver des solutions productives pour atteindre le succès espéré !
5. Votre budget : soyez cohérent, tout à un prix. Il faut aligner autant que possible vos attentes et votre cahier des charges sur une réalité budgétaire. Le contraire ne pourra être que déceptif...
6. Votre problématique et vos objectifs : pas besoin de long discours, une problématique claire s'exprime en une phrase... Alors l'avez vous déjà établie pour votre projet ? Ensuite de cette dernière découle des objectifs prioritaires, secondaires...
7. Vos contraintes internes : assurer que les dates, lieus, disponibilités....correspondent à votre projet pour parer aux imprévus et cela jusqu'à la dernière minute.

Et c’est là qu’arrive, l'agence pour conceptualiser, produire, et piloter votre l’événement. C’est à ce moment-là, qu’il prend tout son sens de confier le projet à un spécialiste. Concevoir un événement autour de vos besoins permet une parfaite adéquation à vos objectifs et adaptabilité à votre environnement.

Le pilotage de votre événement

Après la conceptualisation, abordons un aspect fondamental dans la concrétisation de votre événement : SON PILOTAGE. En bref, tous les aspects opérationnels de l’événement (techniques, logistiques, sécuritaire, humains...) . Le pilotage d’un événement peu faire appel à un niveau de compétences poussé et une stratégie organisationnelle forte.

Sans ordre d'importance (et sans être exhaustif) car au final tout compte. C'est l'addition de chaque point qui va produire un événement à succès. Le pilotage va traiter des éléments suivant :
- Le plan budgétaire avec la sélection et le pilotage des prestataires, l'évaluation technique...
- La communication avec la création de charte graphique, les déclinaisons, les supports publicitaires, le plan de communication, la relation avec la presse et les médias plus généralement...
- La réservation et gestion du lieu où se déroulera l’événement
- La sécurité impliquant le respect des règlementations, les demandes d’autorisation, le service d’ordre…
- La logistique avec notamment le transport de matériel, le montage et démontage, le stockage de celui-ci...
- L'administratif avec la rédaction des dossiers d'autorisation, les déclarations auprès des instances de référence...
- La production : lumières, sonorisation, installation scénique...
- L'audiovisuelle : avec la mise en place des besoins pour les captations d'image...
- ...

En conclusion, concevoir et piloter une production événementielle demande de l'expérience, de l’expertise et de la créativité. Nous sommes au cœur du métier de l’agence pour mettre en avant votre image avec les ressources et expertises adaptées.

L’Agence I.S (installée en Ile de France, à proximité de Paris), via ses pôle IS Sport, IS Brand, et IS Corporate est spécialisé dans la création, la production, et le pilotage de projet événementiel et marketing à 360°. D'ampleur locale, nationale, ou internationale, vous avez un projet, une idée, nous pouvons répondre à vos interrogations et vous accompagner dans sa concrétisation optimale...